Panduan dan Cara Pendaptaran BPJS ketenagakerjaan Lewat SIPP Online

KALIBUAYA NEWS - Menjadi pemilik atau pemimpin bisnis berarti Anda harus mengetahui kebijakan-kebijakan yang ditetapkan pemerintah dan bersifat wajib bagi perusahaan, salah satunya adalah perusahaan diwajibkan untuk mendaftarkan karyawannya ke BPJS Ketenagakerjaan sehingga setiap karyawan mendapatkan jaminan-jaminan sosial yang dibutuhkan. Saat ini BPJS Ketenagakerjaan menghadirkan SIPP Online untuk memudahkan pengelolaan laporan mutasi data kepesertaan.
BPJS Ketenagakerjaan adalah sebuah badan hukum yang disediakan untuk publik dengan tujuan memberikan perlindungan kepada seluruh tenaga kerja di Indonesia dari risiko sosial ekonomi tertentu.Penyelenggaraan ini menggunakan mekanisme asuransi sosial. Adanya BPJS Ketenagakerjaan, maka perusahaan perlu mengelola keanggotaan karyawan sendiri. Hal itu tentu akan memakan waktu banyak jika memiliki jumlah karyawan yang banyak. Oleh karena itu, BPJS Ketenagakerjaan menyediakan SIPP Online untuk memudahkan tugas tersebut.

Mengenal SIPP Online

SIPP Online atau Sistem Informasi Pelaporan Peserta adalah sebuah website pelaporan peserta online yang berfungsi untuk membantu perusahaan dalam mempermudah melakukan pengelolaan data kepesertaan yang berkaitan dengan BPJS Ketenagakerjaan. Data ini berupa data upah, tenaga kerja baru, tenaga kerja keluar, dan besaran premi iuran.
Fungsi dari SIPP Online yaitu untuk pendaftaran, mutasi pekerja, memasukkan daftar karyawan baru, laporan gaji atau biaya tenaga kerja bulanan dan pembayaran iuran premi BPJS Ketenagakerjaan secara online. Sedangkan, tujuan adanya SIPP Online yaitu untuk membantu perusahaan yang memiliki karyawan dengan jumlah banyak dalam mengelola data keanggotaan BPJS Ketenagakerjaan karyawannya.
Sebelum ada SIPP Online, BPJS Ketenagakerjaan sudah menyediakan platform offline, yakni SIPP Desktop. SIPP Online merupakan bentuk inovasi dari SIPP Desktop. Untuk yang sebelumnya pengguna SIPP Desktop, Anda dapat mengunggah data-data dari SIPP Desktop ke SIPP online melalui fitur upload yang telah disediakan. Anda dapat mengakses SIPP Online melalui  sipp.bpjsketenagakerjaan.go.id, atau dapat diakses melalui smartphone lewat aplikasi BPJSTK Mobile. Aplikasi ini dapat diunduh melalui Google Play atau App Store.

6 Hal yang Menjamin Keamanan Informasi SIPP Online

Adanya fitur atau sistem baru akan mendatangkan pertanyaan, salah satunya yaitu mengenai keamanan informasi didalamnya. Apakah data-data perusahaan akan tersimpan dengan aman? Apakah pihak luar dapat mengakses data-data tersebut?.
Untuk masalah keamanan pada SIPP Online, tidak ada yang perlu dikhawatirkan, karena SIPP Online BPJS Ketenagakerjaan mengklaim mampu menjaga kualitas, validitas, dan integritas data-data di dalamnya. Berikut enam komponen yang menjaga keamanan platform BPJS Ketenagakerjaan, yaitu:

a. One Time PIN

Untuk melakukan aktivitas akun, pengguna harus memasukkan Personal Identification Number (PIN). Di mana, PIN akan dikirimkan melalui SMS atau email pengguna, hal ini untuk memastikan bahwa pengguna yang melakukan registrasi bukanlah robot.

b. Email Konfirmasi

Saat mengakhiri proses registrasi, Anda akan dikirimkan email oleh SIPP Online BPJS Ketenagakerjaan yang berisi tautan aktivasi untuk login dengan menggunakan One Time PIN.

c. Automatic Log Out

Jika Anda login SIPP Online dan tidak melakukan aktivitas apapun di dalamnya untuk jangka waktu tertentu atau mungkin Anda lupa untuk me-logout akun karena terburu-buru, maka tidak perlu khawatir, karena akun Anda akan otomatis ter-logout oleh sistem. Hal ini dilakukan demi melindungi informasi yang terdapat dalam SIPP Online.

d. User ID dan Password

Untuk mengakses SIPP Online, pengguna harus memasukkan user ID dan password akun miliknya. Hal ini untuk meminimalisir adanya pihak luar yang dapat mengetahui informasi yang terdapat dalam akun SIPP Online Anda.

e. Firewall

Sistem firewall pada SIPP Online untuk memastikan bahwa hanya pengguna yang memiliki hak akses untuk login ke platform SIPP Online.

f. SSL 128-bit Encryption

Setiap data di SIPP Online akan dikirim melalui protokol SSL atau Secure Socket Layer. SSL adalah standar pengiriman data dengan metode enkripsi. Ketika website mengirimkan data, protokol SSL akan mengacaknya dengan kode-kode rahasia menggunakan 128-bit encryption. Artinya, terdapat dua perangkat 128 kombinasi angka kunci, namun hanya satu yang bisa membuat kode-kode tersebut.

Manfaat Menggunakan SIPP Online

SIPP Online memiliki fungsi dasar sebagai situs pelaporan peserta BPJS Ketenagakerjaan secara online serta membantu perusahaan mengelola data terkait kewajiban dan hak karyawan sebagai anggota dari BPJS Ketenagakerjaan. Oleh karena itu, pengelolaan data terkait BPJS Ketenagakerjaan akan terintegrasi antara perusahaan dan BPJS, sehingga semua proses berjalan lancar dan mampu mengurangi potensi kesalahan. Ada 4 manfaat yang akan didapatkan jika menggunakan SIPP Online, sebagai berikut.

a. Data Terintegrasi dengan Baik

SIPP Online menyediakan fitur integrasi data yang dimiliki perusahaan dan BPJS terkait dengan urusan BPJS Ketenagakerjaan, sehingga perusahaan tidak perlu menyinkronkan secara manual. Adanya SIPP Online tentu mengurangi risiko kesalahan dalam pelaporan, sehingga tidak ada lagi karyawan yang mengklaim BPJS secara curang, karena BPJS sudah langsung mengetahui sendiri data karyawan yang ada di perusahaan.

b. Transaksi Pembayaran Online Lebih Praktis

Adanya sistem yang terintegrasi dengan baik, pelaporan dan pembayaran kewajiban perusahaan terkait BPJS Ketenagakerjaan akan berjalan dengan baik. Maka, perusahaan dapat memberikan jaminan jelas jika terjadi hal-hal yang berkaitan dengan keselamatan kerja atau jaminan hari tua. Adanya transaksi secara online tentu akan menghemat waktu,dan hal ini bisa dimanfaatkan untuk dialokasikan ke pekerjaan lain yang membutuhkan tambahan waktu sehingga produktivitas kerja semakin meningkat.

c. Pendaftaran, Mutasi, dan Data Karyawan Lebih Mudah

Dengan menggunakan SIPP Online perusahaan akan dibantu dalam pengelolaan data karyawan mulai dari pendaftaran hingga mutasi. Bagi divisi HR adanya SIPP Online sangatlah membantu pekerjaan HR dalam mengelola data karyawan terkait urusan BPJS Ketenagakerjaan. Proses pendaftaran anggota baru dapat dilakukan secara online dengan mudah dan cepat, tanpa perlu pergi ke kantor BPJS Ketenagakerjaan.

d. Laporan Upah Tenaga Kerja Bulanan

Fitur lainnya yang disediakan oleh SIPP Online, yaitu Anda dapat mengatur laporan upah tenaga kerja bulanan. Mungkin terlihat tidak sulit membuat laporan gaji setiap bulan, lain halnya jika karyawan perusahaan berjumlah banyak, maka membuat laporan tersebut akan memakan tenaga dan waktu yang lama.
Template untuk laporan tersebut sudah tersedia di SIPP Online, sehingga Anda hanya perlu menyesuaikan saja dengan kebutuhan perusahaan. Selain itu, Anda dapat memuat laporan iuran BPJS Ketenagakerjaan sehingga secara otomatis akan masuk ke dalam perhitungan yang dilakukan.

Cara Mudah Mendaftar SIPP Online

Setelah mengetahui beberapa manfaat yang di dapat oleh SIPP Online, dan Anda berencana menggunakan SIPP Online untuk keperluan usahamu. Berikut panduan sederhana cara mendaftarnya:

1. Buka website SIPP Online BPJS Ketengakerjaan di sipp.bpjsketenagakerjaan.go.id/.
2. Klik “Daftar” untuk masuk ke halaman sipp.bpjsketenagakerjaan.go.id/daftar.
3. Isi kolom dengan Nomor Pendaftaran Perusahaan (NPP) dan divisi Anda, lalu klik tombol “Next” untuk melanjutkan ke tahap berikutnya.
   
4. Isi kolom untuk data user login, lalu klik “Next.”
5. Isi kolom untuk data user KPJ, lalu selesaikan pendaftaran dan tunggu email aktivasi.
6. Email aktivasi berisi link yang akan membawa Anda ke halaman login, dimana Anda bisa menggunakan email Anda untuk login. Kalau Anda sudah login, artinya Anda sudah resmi terdaftar di SIPP Online.

Cara Klaim BPJS Ketenagakerjaan serta Kebijakannya

Beberapa kebijakan baru dikeluarkan setelah adanya pergantian nama dari Jamsostek menjadi BPJS Ketenagakerjaan, hal ini dilakukan untuk meningkatkan kualitas layanannya. Berdasarkan Peraturan Pemerintah (PP) No. 109 tahun 2013, seluruh elemen pekerja di Indonesia diwajibkan menggunakan BPJS Ketenagakerjaan untuk menjamin hari tua karyawan masing-masing. Sejak 1 September 2015, PP No. 60 Tahun 2015 menyatakan bahwa saldo Jaminan Hari Tua (JHT) BPJS Ketenagakerjaan dapat diambil sebanyak 10%, 30% dan 100% tanpa perlu menunggu usia keanggotaan 10 tahun atau usia anggota minimal 56 tahun, sebagaimana peraturan yang sebelumnya. Berikut prosedur atau cara pencairan BPJS Ketenagakerjaan, yang mungkin Anda belum ketahui.

Ketentuan Pencairan Dana BPJS Ketenagakerjaan Sebanyak 10% dan 30%

Jika Anda sudah mencairkan sebanyak 10% atau 30%, maka Anda tidak dapat melakukannya lagi. Dengan kata lain, jika Anda ingin mencairkan JHT, maka Anda hanya bisa melakukan sebanyak 100% atau klaim penuh. Klaim penuh ini dapat dilakukan sebulan setelah Anda berhenti kerja. Untuk Anda yang ingin mencairkan JHT sebanyak 10% atau 30%, berikut persyaratan yang harus Anda siapkan:

• Peserta minimal harus sudah bergabung selama 10 tahun
• Peserta masih aktif bekerja di perusahaan

Sedangkan, berikut adalah persyaratan khusus untuk yang mau mencairkan JHT sebanyak 10%:

• Fotokopi kartu BPJS Ketenagakerjaan dengan menunjukkan yang asli
• Fotokopi KTP atau paspor dengan menunjukkan yang asli
• Fotokopi Kartu Keluarga (KK) dengan menunjukkan yang asli
• Surat keterangan masih aktif bekerja dari perusahaan
• Buku rekening tabungan

Namun, jika Anda ingin mencairkan saldo JHT BPJS Ketenagakerjaan sebanyak 30%, berikut syaratnya:

• Fotokopi kartu BPJS Ketenagakerjaan dengan menunjukkan yang asli
• Fotokopi KTP atau paspor dengan menunjukkan yang asli
• Fotokopi Kartu Keluarga (KK) dengan menunjukkan yang asli
• Surat keterangan masih aktif bekerja dari perusahaan
• Dokumen perumahan
• Buku rekening tabungan

Ketentuan Pencairan Dana BPJS Ketenagakerjaan Sebanyak 100%

Peserta BPJS Ketenagakerjaan yang sudah berhenti bekerja, baik secara PHK atau resign atas kemauan sendiri, bisa mencairkan 100% saldo JHT setelah satu bulan berhenti kerja, tidak harus menunggu usia 56 tahun, cacat total atau meninggal dunia. Berikut persyaratan yang perlu dipenuhi untuk mencairkan JHT sebanyak 100%:

• Sudah berhenti bekerja (PHK/resign)
• Kartu BPJS Ketenagakerjaan
• Surat pengalaman kerja/surat keterangan sudah berhenti kerja
• KTP atau SIM
• Kartu Keluarga
• Buku tabungan
• Fotokopi minimal satu lembar untuk masing-masing dokumen yang diminta

Prosedur Mencairkan Saldo BPJS Ketenagakerjaan

Setelah mengetahui ketentuan dan syarat dalam mencairkan saldo JHT, maka Anda harus mengetahui bagaimana prosedur untuk mencairkan JHT BPJS Ketenagakerjaan.

• Datang ke kantor cabang BPJS Ketenagakerjaan
• Isi formulir pengajuan klaim JHT
• Tanda tangan surat pernyataan sedang tidak bekerja di perusahaan apa pun
• Cek kelengkapan berkas
• Panggilan wawancara dan foto
• Transfer saldo JHT ke nomor rekening bank

Ketentuan Lainnya Terkait Pencairan Saldo BPJS Ketenagakerjaan

Setelah mengetahui persyaratan yang sudah dijelaskan, ada beberapa ketentuan lainnya yang harus diketahui jika Anda ingin mencairkan JHT BPJS Ketenagakerjaan. Berikut ketentuannya:

• Anda hanya bisa mencairkan JHT BPJS Ketenagakerjaan sebanyak 10% dan 30% ketika masih bekerja, jika: usia keanggotaan sudah 10 tahun dan pencairannya hanya boleh dipilih salah satu—10% atau 30% saja. Pencairan 10% untuk dana persiapan pensiun, sedangkan yang 30% untuk biaya perumahan.
• Setelah melakukan pencairan 10% atau 30%, pencairan berikutnya yang boleh Anda lakukan hanyalah pencairan 100% setelah keluar dari pekerjaan.
• Anda hanya bisa melakukan pencairan 100% kalau sudah tidak bekerja (baik karena PHK atau resign). Saldo akan dicairkan sebulan setelah keluar dari pekerjaan, meskipun usia keanggotaan kurang dari 10 tahun.
• Pencairan 100% tidak bisa dilakukan tanpa surat pengalaman kerja atau surat berhenti kerja dari perusahaan yang ditinggalkan.
• Data KTP dan data KK harus cocok dan sesuai. Kalau berbeda, Anda Anda akan diminta untuk membuat surat keterangan koreksi kesalahan dari kelurahan setempat.
• Pengambilan saldo JHT tidak bisa diwakilkan, jadi Anda harus mengambilnya sendiri. Jikalau peserta mengalami cacat total, maka wakilnya harus disertai surat kuasa, kecuali jika peserta meninggal dunia.

Keberadaan SIPP Online memudahkan perusahaan dalam mengelola kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan karyawan serta meminimalisir kesalahan dengan adanya integrasi data BPJS Ketenagakerjaan kepada perusahaan. Agar seluruh data karyawan tersimpan aman dan terintegrasi, Anda juga bisa menggunakan software Talenta. Mulai dari data absensi, reimbursement, hingga pajak, semua dapat Anda kelola melalui satu platform canggih yang menggunakan teknologi cloud. Dengan begini, bisa tercipta sistem administrasi HR yang transparan.

Sumber: insight Talenta